Managementassistent Hematologie

Jouw belangrijkste aandachtsgebied is de ondersteuning van de afdelingsleiding van de afdeling Hematologie (het afdelingshoofd en de manager bedrijfsvoering). Dit is een uitdagende functie met een dagelijkse dosis variatie en uitdaging, waarbij je snel moet kunnen schakelen en waarbij geen enkele dag hetzelfde is. Dit vraagt een hoge mate van zelfstandigheid, creativiteit, snel schakelen en moeiteloos hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden. Je bent cruciaal in het organiseren, voorbereiden en helpen uitvoeren van alle taken en activiteiten van het afdelingshoofd en de manager bedrijfsvoering en daardoor hun steun en toeverlaat.

Daarnaast ben je, samen met je directe collega managementassistentes, verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de stafleden. Je beheert agenda’s, maakt afspraken, notuleert bij vergaderingen en fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

In deze brede en afwisselende functie ben je in staat om zelfstandig taken uit te voeren en pak je het werk dat er ligt proactief op. Jij hebt dan ook een hoge mate van verantwoordelijkheid, accuraatheid en betrouwbaarheid. Je hebt tevens een hoge organisatiesensitiviteit en klantvriendelijke attitude en wanneer het druk wordt weet jij het overzicht te bewaren. Wij zoeken iemand die in een dynamische werkomgeving goed kan presteren en aan de slag gaat met een aantal complexe taken, in nauwe samenwerking met collega managementassistentes.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen die het afdelingshoofd en de manager bedrijfsvoering benaderen voor contact, en daarmee hun visitekaartje.
• Je verricht uitgebreide ondersteuning bij complex agendabeheer. De aard en het grote volume van de afspraken zorgen voor een continue druk op de agenda, waarin onafgebroken geprioriteerd dient te worden.
• Je organiseert en notuleert bij (complexe) (multidisciplinaire) bijeenkomsten van staf en zorgprogrammaoverleggen en handelt hieruit voortvloeiende taken en activiteiten af en bewaakt de voortgang van de acties die voortkomen uit deze overleggen.
• Je verzamelt informatie voor (internationale) correspondentie en notities en verwerkt deze tot eindconcepten (zowel in het Nederlands als in het Engels).
• Je organiseert interne en externe (nationale en internationale) afspraken en bijeenkomsten in een complexe en politiek gevoelige omgeving, en bereidt deze zo nodig voor (verzamelen en voorbereiden van stukken, opstellen agenda, regelen facilitaire zaken).
• Je bewaakt proactief procedures en afspraken.
• Je verricht diverse frontoffice taken zoals ontvangst van gasten en telefoonbeantwoording.
• Je organiseert dienstreizen.
• Je bent samen met je directe collega’s een centrale vraagbaak voor de afdeling, en zorgt ervoor dat zaken conform de planning worden opgepakt en uitgevoerd.
• Indien nodig, ondersteun je zelfstandig of met collega’s afdelingsbrede projecten.

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.932 en € 3.923 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• Per 1 juli 2025 stijgen de lonen met 3%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek.

Als managementassistent maak je onderdeel uit van het managementsecretariaat (totaal 5 medewerkers), zij vormen de spil van onze afdeling Hematologie. De manager bedrijfsvoering is jouw leidinggevende. Functioneel werk je samen met de hele medische staf van de afdeling. Je fysieke werkplek is nu nog op de 4de etage in het NIG gebouw. Op termijn gaat de hele staflaag van de afdeling Hematologie verhuizen naar het F-gebouw, waar we komen te werken in een compleet gerenoveerde vleugel van dit gebouw.

De afdeling Hematologie van het Radboudumc wil graag maximaal presteren op gebied van onderzoek, onderwijs en persoonsgerichte patiëntzorg. Intensieve samenwerking met ons Laboratorium voor Hematologie biedt een optimale voedingsbodem voor klinisch, translationeel en fundamenteel academisch hematologisch onderzoek, ondersteund door ons trialbureau.

De afdeling Hematologie maakt onderdeel uit van het Radboudumc Centrum voor Oncologie met speciale expertise op het gebied van myeloide maligniteiten, SCT en immunotherapie. Daarnaast leidt de afdeling Hematologie het Hemofilie Behandel Centrum NEM (Nijmegen, Eindhoven, Maastricht), heeft de afdeling Hematologie een eigen aferese afdeling en werkt men nauw samen met stichting Matchis (nationale stamceldonorbank). Tevens is er sprake van een toenemende netwerksamenwerking in nationaal (HOVON) en internationaal verband en met andere ziekenhuizen.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken. Onze ideale nieuwe ervaren collega is enthousiast en gedreven om onze afdelingsleiding en medische staf te ondersteunen op een manier die de afdeling naar een hoger niveau tilt. Je valt op door je positieve instelling, proactieve aanpak en vermogen om uitdagingen die je tegen komt, om te zetten in kansen. Je vindt het belangrijk om in een prettig team samen te werken. Je hebt doorzettingsvermogen en daadkracht, waarbij je ook onder druk het overzicht behoudt.

Je bent niet bang om autonome beslissingen te nemen en beschikt over een doortastendheid en vasthoudendheid. Je kunt de juiste prioriteiten stellen in de uitvoering van je werkzaamheden en bent in staat overzicht te houden bij een grote workload. Jouw organisatiesensitiviteit is hierbij een waardevolle troef in onze dynamische en medisch wetenschappelijk complexe omgeving.

Als vriendelijke, representatieve persoonlijkheid straal je zelfvertrouwen uit en ben je in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken. Je hebt een duidelijke, effectieve en open communicatiestijl die anderen aanspreekt.

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur heb je ruime werkervaring in een soortgelijke functie in een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Je bent zeer vaardig met het Microsoft Office pakket zoals Teams, Outlook , Powerpoint en Excel.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Mail dan met Jacqueline Ubeda, managementassistente of met Jackie Droste, manager bedrijfsvoering. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.